Организация электронного документооборота

В классическом варианте документооборот компании представляет собой процесс создания, движения и хранения различной информации (юридической, финансовой, кадровой) на бумажных носителях с момента их создания/получения до момента, когда документы могут быть утилизированы. Если учесть, что некоторые из них подлежат хранению «пожизненно», то можно представить, какой непосильной задачей для делопроизводителей становится процесс контроля и хранения данных.

Даже небольшая компания за год накапливает огромный объём внутренних, входящих и исходящих документов, которые необходимо зарегистрировать, сохранить в определённом порядке, найти, при необходимости, и архивировать в итоге. На сегодняшний день системы электронного документооборота уверенно вытесняют традиционные технологии делопроизводства в отечественных организациях.

Электронный документооборот – комплексный процесс, в который могут быть вовлечены все отделы и службы компании. Такая форма движения документов предполагает их создание, обработку, движение и хранение в электронном виде. Внедрение электронного документооборота возможно, как в небольшой компании, так и в огромном холдинге.

Переход на электронный документооборот позволяет сэкономить ресурсы компании за счёт:

  • высвобождения пространства в офисе, необходимого для хранения бумажных документов
  • уменьшения затрат на бумагу, копировальную технику и расходные материалы к ним
  • сокращения временных затрат на доставку бумажных документов
  • экономии рабочего времени сотрудников на операциях с отчётами и документами, и, как следствие, высвобождении времени на продуктивную деятельность

В настоящее время широкое распространение получили два вида электронного документооборота:

  • документооборот с контролирующими органами
  • документооборот с контрагентами

Электронный документооборот с контролирующими органами

Предоставление отчётности в электронном виде для многих организаций стало уже нормой. Сдача отчётности через электронные сервисы значительно упростила жизнь бухгалтерам, сэкономив им время и нервы. На сегодняшний день на IT-рынке представлено множество сервисов для отправки регламентированной законодательством отчётности в контролирующие органы. Пользователи программ системы «1С:Предприятие» выбирают для отправки отчетности сервис 1С-Отчётность. Это удобный механизм отправки регламентированной отчетности прямо из программ «1С:Предприятия». Почему выбирают 1С-Отчетность?

  • процесс подключения сервиса максимально прост
  • знакомый и удобный интерфейс программы
  • отправка отчета одной кнопкой
  • единое место хранения подготовленных и отправленных отчётов

Электронный документооборот с контрагентами

Большинство организаций ведут учёт хозяйственной деятельности и создают документы для оформления сделок в учётной системе. Обычно ответственный сотрудник распечатывает, подписывает бумажные документы, отправляет их почтой или курьером. И наоборот, получает от контрагента, визирует и возвращает подписанные документы. После осуществления хозяйственной операции сотрудник вводит в свою учетную систему первичные документы, полученные от контрагента.

При использовании электронного документооборота обмен юридически значимыми документами происходит за считанные секунды и это не единственное его преимущество.

Для организации обмена электронными документами с контрагентами наша компания рекомендует сервис 1С-ЭДО. Благодаря 1С:ЭДО можно не выходя из программ 1С быстро, легко и удобно обмениваться юридически значимыми документами, а это не только счета, счета-фактуры, накладные, акты и прочие бухгалтерские документы, но и любые произвольные электронные документы.

Электронный документооборот НФО

Специально для некредитных финансовых организаций (КПК и МФО) мы разработали уникальное и универсальное предложение - комплексную услугу Универсальная электронная подпись НФО, включающую в себя все необходимые НФО виды электронного документооборота и полноценную техническую поддержку. Благодаря технологиям удаленного подключения для нас не существует территориальных границ - мы оказываем помощь клиентам по всей России.

Электронный документооборот в сочетании с нашей технической поддержкой является гарантией бесперебойной работы сервисов.

Для подключения электронного документооборота и заказа технической поддержки пришлите заявку или позвоните нам +7 (48135) 6-10-01.